XIV. IMPLEMENTASI, OPERASI, DAN PENGENDALIAN SISTEM

XIV.1. IMPLEMENTASI SISTEM

Pembuatan Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu :

1.       Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

2.       Anggaran spesifik untuk setiap tahap

3.       Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas Implementasi

Mencakup pelaksanaan actual rencana perancangan, yang meliputi :

•         Pemilihan

•         Pelatihan personal

•         Pemasangan (instalasi) peralatan computer baru

•         Perancangan system terinci

•         Penulisan dan pengujian program computer

•         Pengujian system

•         Pengembangan standar

•         Dokumentasi

•         Konversi file

Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian proyek khusus.

Pelatihan Karyawan. Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawa,yaitu :

>  Karyawan baru harus direkrut dan dilatih

>  Karyawan yang ada harus diajarkan untuk bekerja dengan formulir, laporan dan prosedur-prosedur baru

Dalam banyak kasus, yang terbaik adalah dengan melatih ulang karyawan yang ada. Ada beberapa alasan untuk itu :

>  Biaya perekrutan yang berkaitan dengan karyawan baru dapat dihindari

>  Karyawan yang ada sudah memahami operasi perusahaan

>  Moral karyawan meningkat, khususnya dalam kasus dimana posisi baru dipromosikan kepada karyawan yang ada

Juga terdapat beberapa pendekatan pelatihan yang tersedia bagi perusahaan :

>  Menyewa konsultan pelatihan dari luar

>  Menggunakan manual pelatihan

>  Presentasi videotape

>  Presentasi audiotape

>  Seminar-seminar latihan

>  Instruksi-instruksi yang dikhususkan

>  Pelatihan dengan bantuan computer

Pembelian dan pemasangan peralatan computer baru. Kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Pertama harus tersedia fasilitas-fasilitas yang mencukupi. Selain itu pemasangan ini membutuhkan lantai khusus dimana rangkaian kabel dapat dipasang.

Perancangan system terinci. Spesifikasi-spesifikasi perancangan untuk program computer ditentukan oleh tim perancangan bukan oleh pemrogram.

Pendokumentasian system baru. Dokumentasi yang baik membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat termasuk :

1. pelatihan karyawan baru

2. memberikan informasi yang bermanfaat kepada pemrogram dan analis untuk kegiatan evaluasi dan modifikasi dimasa yang akan datang.

3. memberikan informasi yang bermanfaat bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern

4. membantu menyakinkan bahwa spesifikasi – spesifikasi perancangan system telah dipenuhi.

Konversi file. File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Rencana perancangan juga harus mencakup konversi file pita computer ke file disk.

Operasi pengujian . Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system

1. pendekatan langsung mencakup pengubahan ke system baru dan membatalan system lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah.

2. operasi paralel yaitu menjalankan  system baru dan system lama secara simultan

3. konversi modular, memilah-memilah system baru ke dalam beberapa segmen.

Evaluasi Sistem Baru 

terdapat banyak pendekatan yang dapat membantu tindak lanjut dan evaluasi, termasuk observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan.

         

XIV.2. PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Anggaran sistem informasi

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku dinyatakan sebagai pengurang biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi dlam organisasi. Daripada sebagai pengurang biaya keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang di peroleh atas pengeluaran system informasi yang telah di lakukan.  Alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama :

Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan

Kedua, dalam perpektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidak terlalu besar

Alasan yang ketiga berkaitan dengan biaya, yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek dan tetap dalam jumlah besar dalam tingkat kegiatan pemrosesan yang lebih besar

Alasan yang terakhir adalah sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan manajerial

Hakekat biaya biaya system informasi

Salah satu determinan utama pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Sebagian besar  personel system informasi adalah para professional yang di bayar dengan gaji tetap dan bukan berdasarkan jam kerja. Pengeluaran untuk gaji dan perangkat keras di perkirakan mencapai 75% atau lebih dari anggaran. Hasilnya menunjukkan bahwa anggaran utamanya terdiri atas biaya-biaya tetap.

Pengendalian perolehan dan asuransi. 

Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mancakup penentuan metode yang paling menguntungkan untuk membiayai perolehan peralatan dan mendapatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian. Metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe adalah dengan menyewanya dari pemasok. Pendekatan ini setidaknya membutuhkan komitmen dari pemaki, karena sebagian besar persetujuan sewa dapat dibatalkan dalam waktu singkat.

Strategi-strategi pengendalian keuangan

Kesulitan-kesulitan dalam penetapan hubungan perhitungan biaya antara masukan dan keluran membuat perusahaan memandang biaya sistem informasi seperti biaya penelitian dan pengembangan, yang sangat sulit di dikendlikan. Pengeluaran direncanakan dengan unsur-unsur biaya perangkat keras, biaya personal, dan perlengkapan. Jika pengeluaran pengeluaran actual berada dalam anggaran, maka akan di terapkan “management by exception” . dengan jenis strategi “pengendalian global”, system informasi di pandang sebagai fungsi tunggal, dan hanya di butuhkan sedikit rincian catatan penggunaan dan biaya, karena tidak ada usaha untuk mempertanggung jawabkan biaya secara rinci.

Jenis struktur pengendalian ini umumnya tidak cocok untuk sistem berukuran menengah keatas. Pendekatan pusat biaya memberikan informasi yang lebih rinci untuk penelahaan manajerial tetapi tidak berkaitan dengan biaya dibebankan atau pemanfaatan aktual. Biaya-biaya yang berkaitan dengan pemanfatan merupakan tujuan dari Sistem Pembebanan Kembali ( chargeback systems ).

System pembebanan kembali. Merupakan mekanisme yang digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai organisasi dalam kerangka keseluruhan system akutansi pertanggung jawaban

Harga transfer. System harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan diantara pusat-pusat biaya dalam organisasi. Teori harga transfer berkaitan dengan teori ekonomi mikro.

System pemulihan biaya . Mayoritas system pembebanan kembali merupakan system pemulihan biaya. Dalam system pemulihan biaya, system informasi sebagai pusat laba dan menetapkan tariff dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan labanya sendiri.

Alokasi  = Total biaya-biaya alokasi             x    biaya langsung pusat biaya

                Total biaya langsung pusat biaya yang dapat dibebani

Variasi yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel.

XIV.3. PENGENDALIAN ATAS SUMBERDAYA NONKEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Beberapa faktor yang berkaitan dengan sistem informasi penting bagi manajemen dilihat dari sudut pandang pengendalian tetapi tidak diukur dengan nilai uang. Ini termasuk pengukuran kinerja perangkat keras,perangkat lunak, dan personal.

                Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Pengukuran pemanfaatan sistem umunya mencakup rasio-rasio seperti waktu CPU aktual yang digunakan dibandingkan yang tersedia. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Selain itu, statistik pemanfaatan yang dilaporkan untuk berbagai hari dapat membantu manajemen dalam menjadwalkan kegiatan utama komputer pada waktu dimana pemanfaatan sistem rendah.

                Dalam banyak sistem, waktu turunn mesin (downtime) pengolahan merupakan pertimbangan utama. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Biasanya, jumlah total jam dalam bulan tertentu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan akan dilaporkan. Statistik waktu penuh bermanfaat untuk mengevaluasi efektivitas keseluruhan perangkat keras. Sistem yang memiliki terlalu banyak waktu penuh akan menimbulkan beberapa masalah termasuk kerugian usaha.

                Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalahkinerja perangkat lunak. Pendekatan keseluruhan yang sangat penting untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah dengan mensurvai para pemakai sistem, menanyakan banyak pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai.

                Terakhir, perlu untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal. Oleh karena itu, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam faktor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal akan mencakup hal-hal berikut ini :

§  Laporan-laporan kinerja bagi para spesialis masukan data. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik seperti jumlah ketukan per hari yang dilakukan atau jumlah catatan data yang dimasukkan per jam.

§  Laporan-laporan evaluasi efisiensi para operator sistem. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik yang berkaitan dengan faktor-faktor seperti panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan pita atau efektivitas dalam menjalankan pekerjaan yang dijadwalkan terlebih dahulu dalam konteks waktunya.

§  Laporan-laporan yang berkaitan dengan efisiensi personal perbaikan perangkat keras. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik jumlah pekerjaan perbaikan dan rata-rata panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan perbaikan, yang dipilah berdasarkan berbagai jenis kategori perbaikan.

AUDITING atas SISTEM INFORMASI

Pendekatan umum yang diikuti auditor adalah :

•         Mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern

•         Melakukan uji ketaatan

•         Melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem

PEMELIHARAAN dan MODIFIKASI SISTEM

Dalam seluruh sistem operasional, penting untuk melakukan perubahaan-perubahaan. Salah satu alasannya adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontijensi selama tahap perancangan. Selain itu, kondisi lingkungan dan informasi membutuhkan perubahan. Terakhir, hamper setiap program komputer memuat beberapa “bugs”. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sestem benar-benar memulai operasi.

                Para pemrogram harus menerapkan modifikasi terhadap rangkapan dari perangkat lunak yang asli. Perangkat lunak ini, setelah dimodifikasi harus ditelaah secara seksamadan kemudian diinstalasikan oleh orang yang independen. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama.