XIII PERANCANGAN SISTEM

Langkah-langkah perancangan system adalah struktur database, tata letak catatan, dan format-format laporan khusus, kegiatan perancangan bermula selama tahap perencanaan dan analisis system dan berakhir pada saat awal tahap implementasi dalam siklus pengembangan.

XIII.1. LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN SISTEM

Evaluasi Alternatif-alternatif Rancangan

Aspek yang paling penting dalam perancangan system adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif-alternatif utama rancangan.

Perhitungan Alternatif-alternatif Rancangan

Dalam merancang system yang lengkap, ada 2 pendekatan umum :

•         Merancang system benar-benar dari awal

•         Perancang memilih dan merekomendasikan system pra-buat ( yang telah dirancang )

Ada beberapa system siap-pakai ( Turn-key system ) yang tersedia bagi pengacara, dokter dan industry kontruksi. System-sistem tersebut cukup mendekati kebutuhan manajemen. Tetapi, dengan berkembangnya kompleksitas perusahaan dan meningkatnya jumlah produk, akan semakin sulit untuk menemukan system pra-rancang yang memenuhi kebutuhan manajemen secara memadai.

Situasi kedua pada perancangan system adalah system berjalan tidak berfungsi secara memadai. Dalam kasus ini, perlu untuk merancang perubahan-perubahan atas system berjalan, lebih sulit untuk memodifikasi system berjalan daripada mengimplementasikan yang baru.

Pendekatan dasar memodifikasi system berjalan :

•         Memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan

•         Merancang ulang system berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggungjawab pekerjaan

•         Dapat diaplikasikan baik untuk system baru atau untuk memodifikasi system berjalan

Pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan

Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja mundur ( backward) dari keluaran ke masukan. Perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses. Perancang kemudian membentuk pengendalian-pengendalian yang tepat.

Pembuatan dan penyampaian spesifikasi perancangan system

Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah-masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual, mencakup kerangka waktu spesifik untuk penyelesaian, anggaran, dan deskripsi kebutuhan personal dan juga bagan arus dan diagram-diagram lainnya yang menjelaskan system yang akan diimplementasikan.

XIII.2. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN RANCANGAN UMUM

Perancangan keluaran

pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system karma investasi dalam system informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya harus dievaluasi dengan dasar biaya atau manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan sistem tertentu.

Perancangan database

ada beberapa prinsip penting yang diterapkan dalam perancangan database. Arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus dipadukan. Keterpaduan (integrasi) berarti menghindarkan pengumpulan dana pemeliharaan unsure-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam satu perusahaan. Pertimbangan penting lainnya dalam perancangan database adalah standarisasi, yang berarti bahwa seluruh unsur-unsur dalam format standard an membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat

Pemrosesan data

salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Penting untuk memastikan berawal seluruh system pemrosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum .

Masukan data

salah satu pertimbangan yang sulit dalam system masukan data adalalah akurasi.

Pengendalian dan pengukuran-pengukuran keamanan

pengendalian yang komprehensif dan tepat dan harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan system. Dalam hal ini, akuntan dapat menelaah keseluruhaan rencana dan membahas ketidakcukupan dalam pengendalian dengan para anggota tim secara orang per orang.

XIII.3. TEKNIK-TEKNIK PERANCANGAN

Perancangan sistem merupakan aktivitas kreatif. Perancangan sistem dapat dipandang sebagai seni,meskipun telah dikembangkan teknik-teknik baku. Seperti halnya seorang pelukis membutuhkan alat khusus untuk melukis, maka perancang sistem membutuhkan alat tertentu untuk membantu dalam proses perancangan.

                Meskipun seluruh teknik-teknik analisis sistem berkaitan dengan perancangan sistem, masalah-masalah khusus tertentu lebih banyak dihadapi dalam peracangan sistem informasi. Ini terutama berkaitan dengan perancangan formulir (dokumen) dan database, yang akan dibahas berikut ini.

Perancangan Formulir

 Proses perancangan formulir-formulir khusus disebut perancangan formulir. Masalah perancangan formulir harus diberi perhatian seksama oleh tim perancang sistem karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan sistem itu sendiri. Oleh karena itu, perancangan sistem harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen yang bisa menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan sistem informasi. Karena arti pentingnya, telah dikembangkan beberapa teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir. Teknik-teknik tersebut dibahas berikut ini :

Lembar Analisis Informasi

Lembaran ini mengikhtisarkan seluruh masalah yang relevan dengan order pembelian. Selain itu, informasi tertentu yang penting yang bekaitan dengan biaya dan penggunaan formulir juga dicakupkan. Secara bersama-sama seluruh informasi ini dapat bermanfaat bagi perancang untuk mengevaluasi formulir yang ada atau merancang yang baru.

Diagram Hirarki Data

Adalah pada elemen-elemen data dan hubungan hirarkis antara elemen satu dengan lainnya. Diagram jenis ini secara logis mengaitkan unsur-unsur data serupa,sehingga memudahkan perancangan untuk melakukan penambahan atau penghapusan elemen-elemen data tambahan untuk tata letak tertentu.

Bagan Tata Letak Formulir

Mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsur dalam kisi-kisi berhubungan dengan lokasi tertentu dalam layar video, printer komputer atau media lainnya dimana formulir itu akan ditampilkan. Kisi-kisi dibagi menjadi beberapa baris dan kolom. Kisi-kisi lini komputer umum adalah 66 baris kali 132 kolom, dimana kebanyakan layar video memiliki 24 baris kali 80 atau 132 kolom.

Perancangan Database 

Ada beberapa teknik yang bermanfaat dalam perancangan database, yaitu: diagram struktur data, tata letak catatan, lembar analisis file, dan matriks-matriks yang berhubungan dengan file. Diagram struktur dan menunjukan hubungan antara berbagai jenis catatan. Diagram tata letak catatan menunjukan berbagai field data dalam catatan. Lembar analisis file memberikan kepada perancang sistem seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu. Informasi tersebut mencakup tata letak catatan, tujuan file, dan jumlah catatan, tujuan file, dan jumlah catatan yang diharapkan, dan sebagainya. Matriks-matriks yang berkaitan dengan file menunujukan hubungan antar file isi, dan penggunaanya. Matriks – matriks yang berkaitan dengan file dapat membantu untuk menentukan penggunaan unsur-unsur data dalam file secara efektif dan efisien, eliminasi unsur-unsur data yang tidak dibutuhkan atau yang sia-sia dan mengoptimalkan struktur file secara umum. Jenis matriks akan membantu dalam pemakaian unsur-unsur data tertentu dalam laporan. Jika unsur data tidak ada dalam laporan tertentu,perusahaan akan mempertimbangkan untuk mengeliminasinya dari file.

     

Paket-paket Perancangan Sistem

 Tujuan paket-paket ini adalah untuk membantu perancang dalam melakukanpendekatan secara sistematisuntuk memecahkan masalah tertentu. CASE (computer-aided software engeneering) merupakan teknologi perangkat lunak komputer yang mendukung bidang rekayasa terotomatisuntuk pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak. Case dapat meningkatka pproduktivitas, meningkatkan kualitas perangkat lunak melalui pemakaian standard an analisis, dan menurunkan biaya-biaya pengembangan, pendokumentasian, dan pemeliharaan perankat lunak. Kekurangan dari paket-paket yang teredia adalah tidak dapat membantu penspesifikasian keluaran yang diinginkan, dan juga tidak dapat mengatasi masalahyang menyangkut waktu tanggap sistem.

Pemilihan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras

Perangkat lunak :

Keuntungan membeli paket perangkat lunak yang sudah jadi:

•         Lebih murah,

•         Sudah siap pakai,

•         Perusahaan dapat mencoba produk sebelum melakukan investasi uang bernilai besar.

Kekurangan utama perangkat lunak siap pakai:

•         Paket-paket tersebut sangat jarang memenuhi kebutuhan perusahaan

•         Perlu melakukan modifikasi

•         Atau memodifikasi prosedur-prosedur perusahaan untuk mencocokkan persyaratan paket yang bersangkutan

Perangkat keras :

Terdapat beberapa keterbatasan dalam pemilihan perangkat kerasyang hamper serupa dengan yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, cobalah untuk memperoleh mesin yang mampu ditingkatkan / mudah ditingkatkan ke model yang lebih besar / lebih cepat di masa dating tanpa harus kehilangan data atau program yang ada.