XIV. IMPLEMENTASI, OPERASI, DAN PENGENDALIAN SISTEM

XIV.1. IMPLEMENTASI SISTEM

Pembuatan Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu :

1.       Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

2.       Anggaran spesifik untuk setiap tahap

3.       Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas Implementasi

Mencakup pelaksanaan actual rencana perancangan, yang meliputi :

•         Pemilihan

•         Pelatihan personal

•         Pemasangan (instalasi) peralatan computer baru

•         Perancangan system terinci

•         Penulisan dan pengujian program computer

•         Pengujian system

•         Pengembangan standar

•         Dokumentasi

•         Konversi file

Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian proyek khusus.

Pelatihan Karyawan. Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawa,yaitu :

>  Karyawan baru harus direkrut dan dilatih

>  Karyawan yang ada harus diajarkan untuk bekerja dengan formulir, laporan dan prosedur-prosedur baru

Dalam banyak kasus, yang terbaik adalah dengan melatih ulang karyawan yang ada. Ada beberapa alasan untuk itu :

>  Biaya perekrutan yang berkaitan dengan karyawan baru dapat dihindari

>  Karyawan yang ada sudah memahami operasi perusahaan

>  Moral karyawan meningkat, khususnya dalam kasus dimana posisi baru dipromosikan kepada karyawan yang ada

Juga terdapat beberapa pendekatan pelatihan yang tersedia bagi perusahaan :

>  Menyewa konsultan pelatihan dari luar

>  Menggunakan manual pelatihan

>  Presentasi videotape

>  Presentasi audiotape

>  Seminar-seminar latihan

>  Instruksi-instruksi yang dikhususkan

>  Pelatihan dengan bantuan computer

Pembelian dan pemasangan peralatan computer baru. Kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Pertama harus tersedia fasilitas-fasilitas yang mencukupi. Selain itu pemasangan ini membutuhkan lantai khusus dimana rangkaian kabel dapat dipasang.

Perancangan system terinci. Spesifikasi-spesifikasi perancangan untuk program computer ditentukan oleh tim perancangan bukan oleh pemrogram.

Pendokumentasian system baru. Dokumentasi yang baik membantu mencapai tujuan-tujuan yang bermanfaat termasuk :

1. pelatihan karyawan baru

2. memberikan informasi yang bermanfaat kepada pemrogram dan analis untuk kegiatan evaluasi dan modifikasi dimasa yang akan datang.

3. memberikan informasi yang bermanfaat bagi auditor untuk mengevaluasi pengendalian intern

4. membantu menyakinkan bahwa spesifikasi – spesifikasi perancangan system telah dipenuhi.

Konversi file. File yang dipelihara secara manual harus dikonversikan ke format computer. Rencana perancangan juga harus mencakup konversi file pita computer ke file disk.

Operasi pengujian . Terdapat tiga pendekatan dasar dalam pengujian terakhir terhadap system

1. pendekatan langsung mencakup pengubahan ke system baru dan membatalan system lama pada satu titik waktu yang tepat yang disebut titik ubah.

2. operasi paralel yaitu menjalankan  system baru dan system lama secara simultan

3. konversi modular, memilah-memilah system baru ke dalam beberapa segmen.

Evaluasi Sistem Baru 

terdapat banyak pendekatan yang dapat membantu tindak lanjut dan evaluasi, termasuk observasi, kuesioner, pengukuran kinerja dan acuan.

         

XIV.2. PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Anggaran sistem informasi

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku dinyatakan sebagai pengurang biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi dlam organisasi. Daripada sebagai pengurang biaya keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang di peroleh atas pengeluaran system informasi yang telah di lakukan.  Alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama :

Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan

Kedua, dalam perpektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidak terlalu besar

Alasan yang ketiga berkaitan dengan biaya, yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek dan tetap dalam jumlah besar dalam tingkat kegiatan pemrosesan yang lebih besar

Alasan yang terakhir adalah sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan manajerial

Hakekat biaya biaya system informasi

Salah satu determinan utama pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Sebagian besar  personel system informasi adalah para professional yang di bayar dengan gaji tetap dan bukan berdasarkan jam kerja. Pengeluaran untuk gaji dan perangkat keras di perkirakan mencapai 75% atau lebih dari anggaran. Hasilnya menunjukkan bahwa anggaran utamanya terdiri atas biaya-biaya tetap.

Pengendalian perolehan dan asuransi. 

Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mancakup penentuan metode yang paling menguntungkan untuk membiayai perolehan peralatan dan mendapatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian. Metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe adalah dengan menyewanya dari pemasok. Pendekatan ini setidaknya membutuhkan komitmen dari pemaki, karena sebagian besar persetujuan sewa dapat dibatalkan dalam waktu singkat.

Strategi-strategi pengendalian keuangan

Kesulitan-kesulitan dalam penetapan hubungan perhitungan biaya antara masukan dan keluran membuat perusahaan memandang biaya sistem informasi seperti biaya penelitian dan pengembangan, yang sangat sulit di dikendlikan. Pengeluaran direncanakan dengan unsur-unsur biaya perangkat keras, biaya personal, dan perlengkapan. Jika pengeluaran pengeluaran actual berada dalam anggaran, maka akan di terapkan “management by exception” . dengan jenis strategi “pengendalian global”, system informasi di pandang sebagai fungsi tunggal, dan hanya di butuhkan sedikit rincian catatan penggunaan dan biaya, karena tidak ada usaha untuk mempertanggung jawabkan biaya secara rinci.

Jenis struktur pengendalian ini umumnya tidak cocok untuk sistem berukuran menengah keatas. Pendekatan pusat biaya memberikan informasi yang lebih rinci untuk penelahaan manajerial tetapi tidak berkaitan dengan biaya dibebankan atau pemanfaatan aktual. Biaya-biaya yang berkaitan dengan pemanfatan merupakan tujuan dari Sistem Pembebanan Kembali ( chargeback systems ).

System pembebanan kembali. Merupakan mekanisme yang digunakan untuk mengalokasikan biaya-biaya kepada pemakai organisasi dalam kerangka keseluruhan system akutansi pertanggung jawaban

Harga transfer. System harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan diantara pusat-pusat biaya dalam organisasi. Teori harga transfer berkaitan dengan teori ekonomi mikro.

System pemulihan biaya . Mayoritas system pembebanan kembali merupakan system pemulihan biaya. Dalam system pemulihan biaya, system informasi sebagai pusat laba dan menetapkan tariff dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai, bukan untuk tujuan memaksimumkan labanya sendiri.

Alokasi  = Total biaya-biaya alokasi             x    biaya langsung pusat biaya

                Total biaya langsung pusat biaya yang dapat dibebani

Variasi yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel.

XIV.3. PENGENDALIAN ATAS SUMBERDAYA NONKEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Beberapa faktor yang berkaitan dengan sistem informasi penting bagi manajemen dilihat dari sudut pandang pengendalian tetapi tidak diukur dengan nilai uang. Ini termasuk pengukuran kinerja perangkat keras,perangkat lunak, dan personal.

                Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Pengukuran pemanfaatan sistem umunya mencakup rasio-rasio seperti waktu CPU aktual yang digunakan dibandingkan yang tersedia. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Selain itu, statistik pemanfaatan yang dilaporkan untuk berbagai hari dapat membantu manajemen dalam menjadwalkan kegiatan utama komputer pada waktu dimana pemanfaatan sistem rendah.

                Dalam banyak sistem, waktu turunn mesin (downtime) pengolahan merupakan pertimbangan utama. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Biasanya, jumlah total jam dalam bulan tertentu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan akan dilaporkan. Statistik waktu penuh bermanfaat untuk mengevaluasi efektivitas keseluruhan perangkat keras. Sistem yang memiliki terlalu banyak waktu penuh akan menimbulkan beberapa masalah termasuk kerugian usaha.

                Faktor nonkuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalahkinerja perangkat lunak. Pendekatan keseluruhan yang sangat penting untuk mengevaluasi kinerja perangkat lunak adalah dengan mensurvai para pemakai sistem, menanyakan banyak pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai.

                Terakhir, perlu untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal. Oleh karena itu, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam faktor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal akan mencakup hal-hal berikut ini :

§  Laporan-laporan kinerja bagi para spesialis masukan data. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik seperti jumlah ketukan per hari yang dilakukan atau jumlah catatan data yang dimasukkan per jam.

§  Laporan-laporan evaluasi efisiensi para operator sistem. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik yang berkaitan dengan faktor-faktor seperti panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan pita atau efektivitas dalam menjalankan pekerjaan yang dijadwalkan terlebih dahulu dalam konteks waktunya.

§  Laporan-laporan yang berkaitan dengan efisiensi personal perbaikan perangkat keras. Laporan-laporan ini harus mencakup statistik jumlah pekerjaan perbaikan dan rata-rata panjangnya waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan perbaikan, yang dipilah berdasarkan berbagai jenis kategori perbaikan.

AUDITING atas SISTEM INFORMASI

Pendekatan umum yang diikuti auditor adalah :

•         Mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern

•         Melakukan uji ketaatan

•         Melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem

PEMELIHARAAN dan MODIFIKASI SISTEM

Dalam seluruh sistem operasional, penting untuk melakukan perubahaan-perubahaan. Salah satu alasannya adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontijensi selama tahap perancangan. Selain itu, kondisi lingkungan dan informasi membutuhkan perubahan. Terakhir, hamper setiap program komputer memuat beberapa “bugs”. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sestem benar-benar memulai operasi.

                Para pemrogram harus menerapkan modifikasi terhadap rangkapan dari perangkat lunak yang asli. Perangkat lunak ini, setelah dimodifikasi harus ditelaah secara seksamadan kemudian diinstalasikan oleh orang yang independen. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama.

XIII PERANCANGAN SISTEM

Langkah-langkah perancangan system adalah struktur database, tata letak catatan, dan format-format laporan khusus, kegiatan perancangan bermula selama tahap perencanaan dan analisis system dan berakhir pada saat awal tahap implementasi dalam siklus pengembangan.

XIII.1. LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN SISTEM

Evaluasi Alternatif-alternatif Rancangan

Aspek yang paling penting dalam perancangan system adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif-alternatif utama rancangan.

Perhitungan Alternatif-alternatif Rancangan

Dalam merancang system yang lengkap, ada 2 pendekatan umum :

•         Merancang system benar-benar dari awal

•         Perancang memilih dan merekomendasikan system pra-buat ( yang telah dirancang )

Ada beberapa system siap-pakai ( Turn-key system ) yang tersedia bagi pengacara, dokter dan industry kontruksi. System-sistem tersebut cukup mendekati kebutuhan manajemen. Tetapi, dengan berkembangnya kompleksitas perusahaan dan meningkatnya jumlah produk, akan semakin sulit untuk menemukan system pra-rancang yang memenuhi kebutuhan manajemen secara memadai.

Situasi kedua pada perancangan system adalah system berjalan tidak berfungsi secara memadai. Dalam kasus ini, perlu untuk merancang perubahan-perubahan atas system berjalan, lebih sulit untuk memodifikasi system berjalan daripada mengimplementasikan yang baru.

Pendekatan dasar memodifikasi system berjalan :

•         Memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan

•         Merancang ulang system berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggungjawab pekerjaan

•         Dapat diaplikasikan baik untuk system baru atau untuk memodifikasi system berjalan

Pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan

Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja mundur ( backward) dari keluaran ke masukan. Perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses. Perancang kemudian membentuk pengendalian-pengendalian yang tepat.

Pembuatan dan penyampaian spesifikasi perancangan system

Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah-masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual, mencakup kerangka waktu spesifik untuk penyelesaian, anggaran, dan deskripsi kebutuhan personal dan juga bagan arus dan diagram-diagram lainnya yang menjelaskan system yang akan diimplementasikan.

XIII.2. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN RANCANGAN UMUM

Perancangan keluaran

pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam system karma investasi dalam system informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya harus dievaluasi dengan dasar biaya atau manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan sistem tertentu.

Perancangan database

ada beberapa prinsip penting yang diterapkan dalam perancangan database. Arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus dipadukan. Keterpaduan (integrasi) berarti menghindarkan pengumpulan dana pemeliharaan unsure-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam satu perusahaan. Pertimbangan penting lainnya dalam perancangan database adalah standarisasi, yang berarti bahwa seluruh unsur-unsur dalam format standard an membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat

Pemrosesan data

salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Penting untuk memastikan berawal seluruh system pemrosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum .

Masukan data

salah satu pertimbangan yang sulit dalam system masukan data adalalah akurasi.

Pengendalian dan pengukuran-pengukuran keamanan

pengendalian yang komprehensif dan tepat dan harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan system. Dalam hal ini, akuntan dapat menelaah keseluruhaan rencana dan membahas ketidakcukupan dalam pengendalian dengan para anggota tim secara orang per orang.

XIII.3. TEKNIK-TEKNIK PERANCANGAN

Perancangan sistem merupakan aktivitas kreatif. Perancangan sistem dapat dipandang sebagai seni,meskipun telah dikembangkan teknik-teknik baku. Seperti halnya seorang pelukis membutuhkan alat khusus untuk melukis, maka perancang sistem membutuhkan alat tertentu untuk membantu dalam proses perancangan.

                Meskipun seluruh teknik-teknik analisis sistem berkaitan dengan perancangan sistem, masalah-masalah khusus tertentu lebih banyak dihadapi dalam peracangan sistem informasi. Ini terutama berkaitan dengan perancangan formulir (dokumen) dan database, yang akan dibahas berikut ini.

Perancangan Formulir

 Proses perancangan formulir-formulir khusus disebut perancangan formulir. Masalah perancangan formulir harus diberi perhatian seksama oleh tim perancang sistem karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan sistem itu sendiri. Oleh karena itu, perancangan sistem harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen yang bisa menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan sistem informasi. Karena arti pentingnya, telah dikembangkan beberapa teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir. Teknik-teknik tersebut dibahas berikut ini :

Lembar Analisis Informasi

Lembaran ini mengikhtisarkan seluruh masalah yang relevan dengan order pembelian. Selain itu, informasi tertentu yang penting yang bekaitan dengan biaya dan penggunaan formulir juga dicakupkan. Secara bersama-sama seluruh informasi ini dapat bermanfaat bagi perancang untuk mengevaluasi formulir yang ada atau merancang yang baru.

Diagram Hirarki Data

Adalah pada elemen-elemen data dan hubungan hirarkis antara elemen satu dengan lainnya. Diagram jenis ini secara logis mengaitkan unsur-unsur data serupa,sehingga memudahkan perancangan untuk melakukan penambahan atau penghapusan elemen-elemen data tambahan untuk tata letak tertentu.

Bagan Tata Letak Formulir

Mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsur dalam kisi-kisi berhubungan dengan lokasi tertentu dalam layar video, printer komputer atau media lainnya dimana formulir itu akan ditampilkan. Kisi-kisi dibagi menjadi beberapa baris dan kolom. Kisi-kisi lini komputer umum adalah 66 baris kali 132 kolom, dimana kebanyakan layar video memiliki 24 baris kali 80 atau 132 kolom.

Perancangan Database 

Ada beberapa teknik yang bermanfaat dalam perancangan database, yaitu: diagram struktur data, tata letak catatan, lembar analisis file, dan matriks-matriks yang berhubungan dengan file. Diagram struktur dan menunjukan hubungan antara berbagai jenis catatan. Diagram tata letak catatan menunjukan berbagai field data dalam catatan. Lembar analisis file memberikan kepada perancang sistem seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu. Informasi tersebut mencakup tata letak catatan, tujuan file, dan jumlah catatan, tujuan file, dan jumlah catatan yang diharapkan, dan sebagainya. Matriks-matriks yang berkaitan dengan file menunujukan hubungan antar file isi, dan penggunaanya. Matriks – matriks yang berkaitan dengan file dapat membantu untuk menentukan penggunaan unsur-unsur data dalam file secara efektif dan efisien, eliminasi unsur-unsur data yang tidak dibutuhkan atau yang sia-sia dan mengoptimalkan struktur file secara umum. Jenis matriks akan membantu dalam pemakaian unsur-unsur data tertentu dalam laporan. Jika unsur data tidak ada dalam laporan tertentu,perusahaan akan mempertimbangkan untuk mengeliminasinya dari file.

     

Paket-paket Perancangan Sistem

 Tujuan paket-paket ini adalah untuk membantu perancang dalam melakukanpendekatan secara sistematisuntuk memecahkan masalah tertentu. CASE (computer-aided software engeneering) merupakan teknologi perangkat lunak komputer yang mendukung bidang rekayasa terotomatisuntuk pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak. Case dapat meningkatka pproduktivitas, meningkatkan kualitas perangkat lunak melalui pemakaian standard an analisis, dan menurunkan biaya-biaya pengembangan, pendokumentasian, dan pemeliharaan perankat lunak. Kekurangan dari paket-paket yang teredia adalah tidak dapat membantu penspesifikasian keluaran yang diinginkan, dan juga tidak dapat mengatasi masalahyang menyangkut waktu tanggap sistem.

Pemilihan Perangkat Lunak dan Perangkat Keras

Perangkat lunak :

Keuntungan membeli paket perangkat lunak yang sudah jadi:

•         Lebih murah,

•         Sudah siap pakai,

•         Perusahaan dapat mencoba produk sebelum melakukan investasi uang bernilai besar.

Kekurangan utama perangkat lunak siap pakai:

•         Paket-paket tersebut sangat jarang memenuhi kebutuhan perusahaan

•         Perlu melakukan modifikasi

•         Atau memodifikasi prosedur-prosedur perusahaan untuk mencocokkan persyaratan paket yang bersangkutan

Perangkat keras :

Terdapat beberapa keterbatasan dalam pemilihan perangkat kerasyang hamper serupa dengan yang dibutuhkan perusahaan. Selain itu, cobalah untuk memperoleh mesin yang mampu ditingkatkan / mudah ditingkatkan ke model yang lebih besar / lebih cepat di masa dating tanpa harus kehilangan data atau program yang ada.

XII. Perencanaan dan Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencananaa sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.
Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan.tujuannnya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.

XII.1 Perencanaan sistem dan analisis kelayakan

 
Analisis kelayakan Tujuannya adalah :
a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.
b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu :
1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak.
2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem.
3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.
4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik.
5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai focus pengembangan sistem.
6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal sub system tertentu.
7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem.

Tugas – tugas analisis kelayakan :

1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.
2. Pembentukan sasaran sistem baru.
3. Pengidentifikasian para pemakai sistem

Metode penentuan penganggaran modal :
1. Payback period
2. Net present value
3. Internal rate of return
4. Modified internal rate of return.

Ukuran kelayakan :
1. Teknologi
2. Ekonomi
3. Non ekonomi
4. Organisasi atau operasional
5. Jadwal

 

XII.2. Langkah-langkah analisis sistem

 
Langkah-langkah analisis sistem :
 

Identify

mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertaman yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :
a. Mengidentifikasi penyebab masalah
b. Mengidentifikasi titik keputusan
c. Mengidentifikasi personil – personil kunci

Understand, memahami kerja sistem yang ada
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel
 

Analyze, Menganalisis sistem
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

Report , membuat laporan hasil analisis.
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah:
1. Analisis telah dilakukan,
2. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen,
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen, dan
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan.

XII.3. Teknik-teknik pengkumpulan fakta

 
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan.

Ada tiga sumber yaitu :

1.Sistem yang berjalan menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

2.Sumber internal lainnya
Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan system yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi.

3.Sumber eksternal
Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan.

XII.4. Teknik-teknik mengorganisasikan fakta

 
Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari :
• Analisis pengukuran kinerja
• Analisis Distribusi kerja
• Analisis Fungsional
• Analisis Matriks

XII.5. Analisis Sistem Terstruktur
 

 Adalah Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.

XI. Teknologi Informasi Auditing

Teknologi informasi auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

 

XI.1. Konsep-Konsep Auditing PDE

  

Struktur Audit Laporan Keuangan

Tujuan dan tanggung jawab utama auditor ekstern adalah menilai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan. Audit interim, bertujuan pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan adalah untuk melihat eksistensi, aktivitas dan pengecekan kontinuitas kegiatan yang mengandalkan sistem pengendalian intern tersebut.

Data Uji

Data Uji merupakan masukan yang disajikan auditor yang memuat data yang absah dan yang tidak absah.

Pendekatan Fasilitas-Uji-Terpadu.

Pendekatan (ITF) mencakup penggunaan data ujian juga pembuatan entitas (seperti pemasok, karyawan produk, produk, akun) fiktif. dalam file master sistem komputer.

Kegiatan Audit Terprogram.

Kegiatan Audit Terprogram merupakan teknologi audit yang mencakup modifikasi program komputer untuk tujuan-tujuan audit. ini dicapai dengan membentuk suatu kegiatan audit khusus di dalam program produksi. reguler.

  

Penelaahan Dokumentasi Sistem

Penelaahan dokumentasi sistem, seperti deskripsi naratif, bagan arus dan daftar program, barangkali merupakan teknik auditing PDE yang tertua, dan tetap diguanakan secara luas sampai sekarang.

Sebagian besar pendekatan PDE audit merupakan variasi dari struktur tiga tahap. tahap – tahap dimaksud adalah telaahan dan evaluasi awal atas area yang akan diaudit, telaahan dan evaluasi rinci, dan pengujian.

XI.2. Teknologi PDE Auditing

Teknologi auditing sistem informasi telah berkembang seiring perkembangan sistem computer. Beberapa teknologi terkait dengan biaya yang cukup signifikan untuk mengimplementasikannya, sementara teknologi-teknologi lainnya dapat diimplementasikan dengan biaya relative rendah.

1. Test Data

Data pengujian adalah input yang disiapkan oleh auditor yang berisi baik input yang berisi data valid dan maupun tidak valid. Data pengujian dapat digunakan untuk memverifikasi validasi input transaksi rutin, pemrosesan logika, dan penghitungan rutin program-program komputer dan untuk memverifikasi penggabungan perubahan-perubahan program.

Dengan melakukan data pengujian, program masa ekonomis produksi reguler dapat digunakan, dan hal ini penting untuk memastikan bahwa data pengujian tidak memengaruhi file-file yang disimpan oleh sistem.

Data pengujian dapat dilakukan dengan membuat bentuk input untuk uji transaksi fiktif atau dengan cara lainnya, dengan mengkaji ulang data input aktual dan memilih beberapa transaksi riil untuk pemrosesan sebagai data pengujian. Teknik lainnya yang jarang digunakan adalah menciptakan data pngujian dengan menggunakan generator data pengujian yang secara khusus didesain dengan program komputer untuk menciptakan data komprehensif berdasarkan data input.

2. Integrated Test Facility

ITF menggunakan baik data pengujian maupun penciptaan record fiktif (vendor, karyawan) pada file master sebuah sistem computer. ITF pada umumnya digunakan unuk mengaudit sistem aplikasi komputer besar yang menggunakan teknologi pemrosesan real time.

3. Parallel Simulation

Pemrosesan data riil melalui program audit. Output disimulasikan dan dibandingkan dengan output regular demi tujuan pengawasan. Simulasi parallel, pemrosesan redundan terhadap seluruh data input dengan melakukan uji program terpisah, mengizinkan validasi komprehensif dan sangat tepat dilaksanakan pada transaksi penting yang memerlukan audit 100%. Program audit yang digunakan dalam simulasi paralel biasanya merupakan jenis program audit umum yang memproses data dan menghasilkan output yang identik dengan program yang sedang diaudit.

4. Audit software

Program computer yang memungkinkan computer digunakan sebagai alat auditing. Perangkat lunak yang konvensional seperti program penggunaan sistem, program pemunculan kembali informasi, atau bahasa program tingkat tinggi (COBOL) dapat digunakan untuk kegiatan audit ini.

5. Generalized Audit Software

GAS adalah perangkat lunak audit yang secara khusus didesain untuk memungkinkan auditor melakukan fungsi pemrosesan data audit yang terkait. GAS didesain untuk memungkinkan auditor dengan keahlian komputer yang tidak terlalu canggih untuk menjalankan audit yang terkait dengan fungsi-fungsi pemrosesan data. Paket-paket tersebut dapat menjalankan beberapa tugas tertentu seperti menyeleksi data sampel dari file-file, memeriksa perhitungan, dan mencari file-file untuk item-item yang tidak biasa.

6. PC Software

Perangkat lunak yang memungkinkan auditor menggunakan sebuah PC untuk melakukan tugas tugas audit. Paket PC software general purpose seperti perangkat lunak pengolah kata dan spreadsheet telah memiliki banyak aplikasi audit.

ACL, yang dipublikasikan oleh ACL software adalah salah satu contoh perangkat lunak audit. Perangkat lunak ini memungkinkan auditor untuk menghubungkan sebuah PC dengan mainframe atau PC klien dan kemudian mengekstrak dan menganalisis data.

7. Embedded Audit Routine

Rutinitas auditing khusus dimasukkan dalam program computer regular sehingga data transaksi dapat dijadikan subjek analisis audit. Kriteria audit untuk menyeleksi dan mencatat transaksi dengan modul-modul embedded (dilekatkan) harus disediakan oleh auditor. Dalam pendekatan yang disebut system control audit review file (SCARF), pengujian-pengujian terhadap edit-program yang ditentukan auditor untuk membatasi atau menentukan kelayakan, dimasukkan dalam program saat pertama kali program dikembangkan.

XII.3. Jenis-jenis audit PDE

Ada beberapa cara untuk mengaudit PDE yaitu :

 

Audit Around The Computer

Auditing sekitar komputer dapat dilakukan jika dokumen sumber tersedia dalam bahasa non mesin, dokumen-dokumen disimpan dengan cara yang memungkinkan pengalokasiannya untuk tujuan auditing, outputnya memuat detail yang memadai, yang memungkinkan auditor menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumber ke output atau sebalikhya

Audit Through The Computer

Auditor menguji dan menilai efektivitas prosedur pengendalian operasi dan program komputer serta ketepatan proses di dalam komputer. Keunggulan metode ini adalah bahwa auditor memiliki kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian terhadap sistim komputer, hasil kerjanya lebih dapat dipercaya dan sistem memiliki kemampuan untuk menghadapi perubahan lingkungan. Sedangkan kelemahan terletak pada biaya yang sangat besar dan tenaga ahli yang berpengalaman.

  

Audit With The Computer

Audit dilakukan dengan menggunakan komputer dan software untuk mengotomatiskan prosedur pelaksanaan audit. Metode ini lebih sulit dan kompleks serta biayanya paling besar.