V. APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN

5.1. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN

Pemrosesan Order Penjualan

Kunci Arus Data

1. Order

2. Order Penjualan

3. Order Penj. di ACC

4. Order Pengiriman

5. Slip Pengepakan

6. Memo Penagihan

7. Nota Pengiriman

8 . Pengiriman

9 . Nota Pengiriman

10. Faktur

11. Memo Pemindah buku

12. Voucher Jurnal

13. Pengendalian Total

Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian. 

Sistem Piutang dagang

Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu :

a.       Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.

b.      Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan. Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan dari perusahaan.

Arus Transaksi dalam Piutang Dagang

a. Penerimaan Kas

b. Penagihan

c. Piutang Dagang

d. Kredit

e. Buku Besar 

Retur dan Potongan Penjualan

Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barang yang telah dijual. Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlah barang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlah transaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.

Penghapusan Piutang dagang

Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudah jatuh tempo dan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yang mungkin bisa dilakukan agar penghapusan piutang tidak terjadimisalnya adalah dengan surat peringatan, surat tindak lanjut atau agen penagihan.

5.2. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN

Pembelian

>  Sentralisasi, dengan pendekatan ini maka pembelian dapat memperoleh diskon atau potongan yang besar, posisi pasar yang lebih kuat, pengendalian persediaan yang lebih baik dan spesialisasi pembeli.

>  Desentralisasi, dengan metode ini maka akan dapat meningkatkan tanggung jawab masing-masing pelaksana pembelian.

Kunci Arus Data

1. Permohonan

2. Pemberitahuan

3. Order Pembelian

4. Nota Pembelian

5. Nota Penerimaan

6. Pengiriman

7. Nota Penerimaan

8. Laporan Penerimaan

9. Pemberitahuan Penerimaan

10. Faktur

11. Faktur Disahkan

12. Paket Tanda Bukti

13. Pembayaran

Penggajian

a.       Kepegawaian

Bertanggung jawab menempatkan personel di penggajian perusahaan untuk menspesifikasikan tingkat pembayaran dan otorisasi.

b.      Pencatat Jam kerja

Menyajikan dan mengontrol laporan jam kerja.

c.       Penggajian

Perhitungan dan penyiapan proses penggajian

Persyaratan Pemrosesan Penggajian 
Untuk melakukan pemrosesan penggajian, beragam berkas harus dibuat dalam sistem penggajian ini. Informasi dasar mengenai identitas karyawan merupakan hal yang pokok yang harus sudah tersedia datanya sebelum proses penggajian mulai. Daftar gaji atau jurnal khusus harus dibuat untuk mendokumentasikan pembayaranpembayaran yang aktual. Berkas-berkas yang berkaitan dengan pelaporan kepada pemerintah, tabel-tabel pajak, potongan dan tunjangan karyawan juga merupakan berkas pendukung proses penggajian