IX. Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

IX. Tinjauan sekilas tentang teknologi

            Field, Unsur data, Atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi.

>  OKURENSI DATA

Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan

>  PANJANG CATATAN – TETAP DAN VARIABEL

Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variable.

·         Catatan dengan panjang-tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap

·         Catatan dengan panjang-variabel, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Dalam catatan panjang variable, jumlah actual field dapat bervariasi dari satu okurensi ke lainnya

>  KUNCI CATATAN

Kunci atau kunci catatan merupakan unsur  data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file.

Revolusi Teknologi Database

Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak.

·         Prinsip yang berlaku dengan database perusahaan yang secara langsung dapat diakses oleh para karyawan

Periode	kejadian	Teknik database yang berkaitan
1960-AN	·         Linkungan mainframe ·         System manajemen database ·         Layanan informasi on-line	·         System file ·         Manajemen database ·         Manajemen teks
1970-AN	·         Expert system ·         Pemrogaman berorientasi-obyek	·         Inferensi dan deduksi ·         Inheritensi dan abstraksi
1980-AN	System hyperteks	asosiasi
1990-AN	System database intilijen	Kombinasi teknik-teknik

Penjelasaan :

·         Lingkungan Mainframe :

Masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar. Masalah utamanya adalah pembuatan catalog dan akses file.

·         Sistem manajemen database :

Perusahaan menghadapi masalah system file sederhana. Masalah-masalah ini berdampak pada pengembangan system manajemen database (DBMS) yang membuat standart penyimpanan, manupulasi, dan pemanggilan data

·         Layanan informasi on-line

Salah satu layanan database tersambung (online) terbesar adalah dialog, yang sekarang mencangkup ratusan database dan ratusan juta catatan .

·         Expert systems

System ahli (expert system) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahan pemberian pinjaman, ppenentuan dimana penggalian mineral dilakukan dan diagnose pengobatan.

·         Pemrogaman berorientasi-obyek

Pemrogaman berorientasi-obyek meliputi pendefinisian obyek-obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

·         System hiperteks

System hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

·         System database intelijen

System database intelijen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang [aling mutakhir, kedalam satu system database

    SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

·         Arsitektur konseptual

·         Arsitektur database pada tingkat logis: struktur database logis

·         Arsitektur database pada tingkat fisik

·         Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file

·         Arsitektur fisik, perangkat keras, dan waktu tanggap

     SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

Apa manfaat system manajemen database, system manajemen database adalah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan lapoan.

·         Bahasa deskripsi data – data description language (DDL)

·         Bahasa manipulasi data – data manipulation language (DML)

·         Bahasa kueri data – data query language (DQL)

    RINGKASAN : tiga tren yang terjadi dalam revolusi database: perkembangan dalam penyimpanan missal, ketersediaan komunikasi yang lebih baik, dan perkembangan dalam teknologi pengubahan data ke dalam format terbaca-mesin.

VIII. Pengembangan Keputusan dan Laporan-laporan Manajemen

Dalam suatu organisasi, kekuasaan untuk membuat keputusan didelegasikan kepada manajer. manajemen didesentralisasikan sampai suatu tingkat diman keputusan-keputusan dibuat pada tingkatan terendah organisasi dan disentralisasikan sampai ke tingkatan atas organisasi.

Perencanaan dan Pengendalian

merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Pengendalian keputusan sehari-hari ini melibatkan keputusan yang berkaitan dengan berbagai aktivitas, seperti :

·         Mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut

·         Memperoleh sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang dikehendaki

·         Mengalokasikan dan menentukan pengunaan sumberdaya-sumberdaya yang ada

·         Mengkoordinasikan karyawan bila dibutuhkan untuk tujuan-tujuan perusahaan

·         Memonitor aktivitas-aktivitas perusahan serta mengambil tindakan bila terjadi kesalahan

Pengambilan Keputusan
Merupakan suatu proses yang dilakukan manajer untuk memilih berbagai alternatif yang tersedia yang akan dilakukan dimasa datang. Terdapat 6 tahap sisitematis yang dilakukan manajer ketika mengambil keputusan.

1.      Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah

2.      Menentukan alternatif tindakan

3.      Mengevaluasi tindakan-tindakan yang mungkin

4.      Memilih alternatif tindakan terbaik

5.      Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih

6.      Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yang diinginkan dapat diperoleh

Sifat-sifat Informasi dan Tingkat Manfaat
Sifat-sifat informasi diantaranya sebagai berikut :

1.      Tepat waktu (timelinnes), frekuensi dan kelambatan keduanya ditentukan oleh rancangan sistem informasi

2.      Kuantifiabilitas (quantifiability), sifat yang memiliki nilai-nilai numerik pada obyek-obyek peristiwa

3.      Akurasi (accuracy), informasi yang seksama dan bebas dari kesalahan

4.      Kepadatan (cinciseness), kuantitas informasi yang dapat diproses oleh manusia secara efektif sangat terbatas

5.      Relevasi (relevance), berkaitan dengan tujuan-tujuan perusahaan pada pengguna yang memerlukan informasi tersebut

Nilai Informasi
Informasi memiliki nilai yang berasal dari pengaruhnya terhadap komdisi-kondisi berikut

·         Akurasi--informasi benar dalam merefleksikan realitas

·         Ketepatan waktu--informasi bersifat mutakhir

·         Waktu tanggap--informasi tersedia denga cepat

·         Kelengkapan--informasi berisikan segala sesuatu yang dibutuhkan

·         Relevan--informasi mempengaruhi keputusan yang dibuat

Perangkat Lunak untuk Pengambilan Keputusan
Database adalah kumpulan data yang digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda.
Perangkat lunak database -- memungkinkan manajer melakukan pencarian secara terstruktur untuk memperoleh informasi dalam database
Kueri merupakan permintaan akan informasi yang berada dalam database

SSP ( Sistem Support Putusan )

1.      Memacu pada sistem informasi komputer yang digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan

2.      Ditujukan ke arah prosesan data dalam konteks keputusan dibandingkan ke arah perolehan data

3.      Memberikan respon cepat untuk memenuhi kebutuhan pengambil keputusan & mampu memberikan jawaban pertanyaan "bagaiman jika"

Perangkat Lunak Spreadsheet adalah program yang digunakan untuk mengembangkan SSP
Sistem Ahli merupakan SSP yang dikembangkan dengan canggih yang menggunakan pengetahuan umum yang dimiliki seorang ahli untuk memcahkan masalah.

EIS (Excecutive Information System)
adalah perangkat lunak yang dirancang untuk kebutuhan informasi strategies dari manajemen tingkat atas.

Jenis-jenis Laporan
Laporan terdiri dari 3jenis, yaitu :
1. Laporan Perencanaan ( Bentuk keuangan / non-keuangan )
Berbentuk anggaran yang membantu manajer dalam mengalokasikan & memperoleh sumberdaya untuk operasi persahaan dimasa datang.
2. Laporan Pengendalian
Laporan ini membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana. Laporan ini mempunyai 2 elemen umum yaitu standar dan hasil sesungguhnya.
3. Laporan Operasional
Laporan ini membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Laporan operasional befokus pada keadaan operasional sekarang.

Sistem Pelaporan
Merupakan hal yang penting untuk memandang laporan individu dalam konteks yang lebih besar dari keseluruhan sistem informasi yang dianggap bagian dari subsitem.
Sistem pelaporan dapat diklasifikasikan menjadi 2 jenis, yaitu :

·         Sistem Pelaporan Horizontal, menghasilkan informasi untuk perencanaan & pengendalian dalam fungsi-fungsi operasional yang terkait di perusahaan

·         Sistem Pelaporan Vertikal, membentuk arus ke bawah dan ke atas untuk informasi yang penting bagi perencanaan dan pengendalian

Baik sistem horizontal maupun vertikal merupakan dasar penting untuk sejumlah sistem pelaporan yang terspesifikasi (akuntansi biaya, sistem pelaporan akuntansi, pusat-pusat pertanggungjawaban dan pusan laba)

Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya
Tujuan sistem ini adalah untuk menghasilkan laporan pertanggungjawaban unyuk pemilik dan kreditor perusahaan. sistem ini berfokus pada pembuatan / penyajian laporan-laporan tradisional yaitu laporan laba-rugi, laporan posisi keuangan, laporan perubahan posisi keuangan.
Sistem pelaporan akuntansi biaya seringkali bertujuan menghitung angka-angka harga pokok penjualan dan barang jadi yang akan digunakan dalam sistem pelaporan keuangan.

Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban
Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan dapat ditelusuri ke pertanggungjawaban individu tertentu. Sebagai contoh, anggaplah sebuah perusahaan manufaktur harus membuang sejumlah besar barang jadi akibat masalah bahan baku di bawah standar. Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa individu tertentu harus bertanggung jawab atas terjadinya peristiwa tersebut. Dalam kasus ini, masalah yabg muncul mungkin diakibatkan oleh manajer inspeksi bahan baku. Disamping itu, sistem akuntansi pertanggungjawaban biasanya hanya mampu mengalokasikan biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban yang relevan.

VIII.1. Manajer dan Keputusan

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Dalam suatu organisasi, aktifitas pengambilan keputusan dapat dikelompokkan menjadi tingkatan-tingkatan yang berbeda dan setiap tingkatan mempunyai sistem informasi yang berbeda pula. Tingkatan – tingkatan ini adalah perencanaan strategik, oengendalian manajemen, dan pengendalian oprasional.

Ketiga tingkatan di atas digambarkan sebagai hirarki aktifitas pengambilan keputusan.

Pada suatu organisasi, setiap tingkatan manajerial melakukan aktifitas yang berbeda-beda. Para manajer pada setiap tingkat menghadapi keputusan yang berbeda. Perbedaan dalam proses pengambilan keputusan di antara tingkatan menciptakan perbedaan dalam jenis sistem informasi yang diperlukan. Masing-masing sistem harus disesuaikan dengan problem terstruktur, semi terstruktur atau tak terstruktur yang dihadapi oleh manajer pada masing-masing tingkatan.

Sistem penunjang keputusan merupakan suatu sistem informasi yang memberikan informasi terutama pada tingkat yang lebih tinggi untuk membantu pengambilan keputusan.

VIII.2. Pelaporan Kepada Manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data
Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya.

Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer.
File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

File komputer menggunakan penyimpan magnetik seperti disket, CD atau harddisk sebagai sarana penyimpanan.

Menurut jenisnya file komputer terbagi menjadi :
- File Master
- File Transaksi
- File Cadangan (backup)
- File Arsip
- File Kasar (Scratch File)

Sistem akuntansi yang memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Operasi yang lazim pada file komputer yaitu memperbarui (update), memelihara, mengurutkan (sortir) dan menggabungkan (merge).

Untuk mengelola data digunakan suatu sistem perangkat lunak yang disebut Sistem Manajemen Database (SMD) yang merupakan seperangkat program komputer yang mengendalikan akses kepada database yang dilakukan oleh pengguna dan program aplikasi. Sistem ini memisahkan cara data secara fisik disimpan pada sarana penyimpan sekunder. SMD tidak hanya mengelola data itu sendiri tetapi juga hubungan antar data. Setiap apliksi perangkat lunak SMD mengasumsikan suatu model struktural untuk data. Model struktural yang lazim adalah struktur pohon, jaringan, dan relasional.

Soal :

1.      Sebutkan Sifat-sifat informasi pada sistem pengembangan keputusan dan laporan-laporan manajemen !

Jawaban :

Tepat waktu (timelinnes), Kuantifiabilitas (quantifiability), Akurasi (accuracy), Kepadatan (cinciseness), Relevasi (relevance).

2.      Sebutkan Jenis-jenis golongan File pada komputer !

Jawaban :

File Master, File Transaksi, File Cadangan (backup), File Arsip, File Kasar (Scratch File)

3.      Sebutkan urutan tingkatan Manajemen keputusan !

Jawaban :

Stratgic Planing, Manajemen Control, Operational Control

4.      Sebutkan Fungsi dari Laporan Operasional pada sistem pelaporan pada manajemen !

Jawaban :
 adalah laporan yang membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Laporan operasional befokus pada keadaan operasional sekarang.

5.      Sebutkan dan jelaskan klasifikasi jenis Sistem pelaporan !

Jawaban :

·         Sistem Pelaporan Horizontal, menghasilkan informasi untuk perencanaan & pengendalian dalam fungsi-fungsi operasional yang terkait di perusahaan

·         Sistem Pelaporan Vertikal, membentuk arus ke bawah dan ke atas untuk informasi yang penting bagi perencanaan dan pengendalian