II. Teknik Dokumentasi system

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.

 II.1  Penggunaan teknik – teknik sistem

Penggunaan teknik-teknik sistem dalam Auditing :

• Evaluasi Struktur Pengendalian Intern

Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem. Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
- Pengawasan Lingkungan

- Sistem Akuntansi

- Pengawasan Prosedur.

Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

•  Pengujian Ketaatan

Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi. Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

• Kertas Kerja

Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja. Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas kerja.

  Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem :

•  Analisis Sistem

Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian   fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

•  Desain Sistem

      Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

•  Implementasi Sistem

Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

II.2  Teknik-Teknik Sistem

• Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :
a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
b.      Mendesain sistem baru
c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui

program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.      Dokumen flowchart
2.      Sistem / proses flowchart

•  Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart :

a.       Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.       Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

• Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

·         High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

·         Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

·         Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

•  Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program. Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

·         Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

·         Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

·         Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

·         Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

·         Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

•  Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem). Elemen dalam suatu DFD :

a.       Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.       Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

•  Bagan IPO dan HIPO

·         Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu sistem secara utuh.

·         Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

SOAL LATIHAN

1.      Yang bukan 3 elemen Struktur Pengendalian Intern yaitu…

jawaban : B

a.       Pengawasan Lingkungan

b.      Pengawasan SDM

c.       Sistem Akuntansi

d.      Pengawasan Prosedur.

2.      Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program adalah…

Jawaban : C

a.       Bagan Arus Program

b.      Bagan Arus Sistem

c.       Bagan Arus Dokumen

d.      Bagan Arus Keuangan

         3.        Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat             

d               digunakan untuk  melihat  / menganalisa suatu sistem secara utuh adalah pengertian dari..

            Jawaban : D

a.       Bagan HIPO

b.      Bagan Arus

c.       Flow Chart

d.      Bagan IPO

4.      Apa yang dimaksud dengan Bagan Arus Dokumen ?

Jawaban:

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

5.      Sebutkan Elemen dalam suatu DFD !

Jawaban:

>  Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

>  Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

>  Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

>  Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.