X.1. Sistem Masukan
Sistem-sistem masukan dengan kertas
Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi,
masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan
atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian
pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan
Tahap pemrosesan masukan :
·
Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen
Sumber
Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara
manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber
dirancang dengan baik dan mudah dimengerti
·
Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke
Pemrosesan Data
Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur
pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan
data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut
memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang
masuk ke dalam system pemrosesan
Masukkan Data
Setelah dokumen seperti faktur
diterima oleh bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau
pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ),
kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification
).
Pengeditan Data Program
Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek
kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan. Beberapa alasan untuk menggunakan
teknik tersebut adalah :
·
Kesalahan-kesalahan masukan yang
timbul dengan melewati verifikasi
·
Kesalahan orang yang menyiapkan
dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.
·
Volume data dalam operasi PDE, dan
kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang,
membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.
Sistem-sistem masukan tanpa kertas
Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input
systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi
dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan
dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi
lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan
ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam
masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan
pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan
pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan
dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan
penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan
dalam sistem tanpa kertas.
Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia.
Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana
para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer.
Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis
seperti sistem Point-Of-Sale (POS).
Dalam sistem masukan data manual on-line,
para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem
identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan
kode terbaca-mesin.
Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang
melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data
dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.
Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada
saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau
kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan. Transfer
Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara
langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminaldata yang berkaitan.
Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi
Manusia : pemrosesan transaksi
otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalahnetworked
vending machine (NVM)
X.2. Sistem Pemrosesan
Sistem pemrosesan berdasar-kertas
Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk
memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem
pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam
komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini
kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan
batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran
pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan
pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang.
Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi
yang banyak.
Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara
Berurutan
Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch
menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan file induk
dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini
1.
Penyiapan file transaksi .
2.
Pemutakhiran file induk.
3.
Pemutakhiran buku besar.
4.
Penyiapan laporan buku besar
System pemrosesan tanpa-kertas
Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch
maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang
disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat
dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas
berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.
Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan
pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah
bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.
Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas
Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah
memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. On-line, real time systems
(OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula
menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual
sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan
segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu
Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS
·
Inquiry/response systems,
·
Sistem memasukan data, pemakai tidak
memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi
·
System pemrosesan file,
·
Sistem pemrosesan penuh atau system
pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi
secara interaktif
X.3. Sistem Keluaran
Sistem keluaran dengan kertas
Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch
dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar.
Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random,
sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari
seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file
piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.
Sistem keluaran tanpa kertas
Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung
menghasilkan sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan
sangat cocok untuk perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak
praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa
keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai
Kelompok pengendalian PDE terpisah
seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE
kerap merupakan bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register
distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan.
Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di
fungsi aufit intern perusahaan.
Soal :
1.
Sebutkan alasan-alasan
penggunaanTeknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data
sebelum pemrosesan dilakukan!
Jawaban
·
Kesalahan-kesalahan masukan yang
timbul dengan melewati verifikasi
·
Kesalahan orang yang menyiapkan
dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.
·
Volume data dalam operasi PDE, dan
kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang,
membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.
2.
Sebutkan Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS !
Jawaban :
·
Inquiry/response systems,
·
Sistem memasukan data, pemakai tidak
memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi
·
System pemrosesan file,
·
Sistem pemrosesan penuh atau system
pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi
secara interaktif
3.
Sebutkan Kuntungan utama jika
menggunakan sistem tanpa kertas !
Jawaban :
Keuntungan utama adalah system tanpa
kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. On-line,
real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan
dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai.
4. Salah satu macam verifikasi yaitu :
Jawaban : a
a. verifikasi kunci
b. verifikasi masalah
c. verifikasi data
d. verifikasi konsep
5. Jelaskan
apa yang di maksud dengan verifikasi visual !
Jawaban :
Verifikasi Visual adalah dengan
melakukan pembandingan antara dokumensumber dengan hasil
cetak file yang telah di masukan.
