X. Sistem Pemrosesan Data Elektronik

X.1. Sistem Masukan

Sistem-sistem masukan dengan kertas

Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan

Tahap pemrosesan masukan :

·         Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber

Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti

·         Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data

Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang masuk ke dalam system pemrosesan

Masukkan Data

Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ), kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification ).

Pengeditan Data Program

Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan. Beberapa alasan untuk menggunakan teknik tersebut adalah :

·         Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi

·         Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.

·         Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.

Sistem-sistem masukan tanpa kertas

Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas.

Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia.

Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem Point-Of-Sale (POS).

Dalam sistem masukan data manual on-line, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca-mesin.

Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.

Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan. Transfer Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminaldata yang berkaitan.

Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM)

X.2. Sistem Pemrosesan

Sistem pemrosesan berdasar-kertas

Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang. Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi yang banyak.

Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan

Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini

1.      Penyiapan file transaksi .

2.      Pemutakhiran file induk.

3.      Pemutakhiran buku besar.

4.      Penyiapan laporan buku besar

System pemrosesan tanpa-kertas

Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas.

Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.

Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas

Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu

Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS

·         Inquiry/response systems,

·         Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

·         System pemrosesan file,

·         Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif

X.3. Sistem Keluaran

Sistem keluaran dengan kertas

Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.

Sistem keluaran tanpa kertas

                Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan.

Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai

Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit intern perusahaan.

Soal :

1.      Sebutkan alasan-alasan penggunaanTeknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan!

Jawaban

·         Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi

·         Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.

·         Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.

2.      Sebutkan Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS !

Jawaban :

·         Inquiry/response systems,

·         Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

·         System pemrosesan file,

·         Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif

3.      Sebutkan Kuntungan utama jika menggunakan sistem tanpa kertas !

Jawaban :

Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai.

4.      Salah satu macam verifikasi yaitu :

Jawaban : a

a.       verifikasi kunci

b.      verifikasi masalah

c.       verifikasi data

d.      verifikasi konsep

   5.   Jelaskan apa yang di maksud dengan verifikasi visual !

                  Jawaban :

Verifikasi Visual adalah dengan melakukan pembandingan antara dokumensumber dengan hasil  

cetak file yang telah di masukan.

IX. Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

IX. Tinjauan sekilas tentang teknologi

            Field, Unsur data, Atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi.

>  OKURENSI DATA

Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan

>  PANJANG CATATAN – TETAP DAN VARIABEL

Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variable.

·         Catatan dengan panjang-tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap

·         Catatan dengan panjang-variabel, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Dalam catatan panjang variable, jumlah actual field dapat bervariasi dari satu okurensi ke lainnya

>  KUNCI CATATAN

Kunci atau kunci catatan merupakan unsur  data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file.

Revolusi Teknologi Database

Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak.

·         Prinsip yang berlaku dengan database perusahaan yang secara langsung dapat diakses oleh para karyawan

Periode	kejadian	Teknik database yang berkaitan
1960-AN	·         Linkungan mainframe ·         System manajemen database ·         Layanan informasi on-line	·         System file ·         Manajemen database ·         Manajemen teks
1970-AN	·         Expert system ·         Pemrogaman berorientasi-obyek	·         Inferensi dan deduksi ·         Inheritensi dan abstraksi
1980-AN	System hyperteks	asosiasi
1990-AN	System database intilijen	Kombinasi teknik-teknik

Penjelasaan :

·         Lingkungan Mainframe :

Masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar. Masalah utamanya adalah pembuatan catalog dan akses file.

·         Sistem manajemen database :

Perusahaan menghadapi masalah system file sederhana. Masalah-masalah ini berdampak pada pengembangan system manajemen database (DBMS) yang membuat standart penyimpanan, manupulasi, dan pemanggilan data

·         Layanan informasi on-line

Salah satu layanan database tersambung (online) terbesar adalah dialog, yang sekarang mencangkup ratusan database dan ratusan juta catatan .

·         Expert systems

System ahli (expert system) membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahan pemberian pinjaman, ppenentuan dimana penggalian mineral dilakukan dan diagnose pengobatan.

·         Pemrogaman berorientasi-obyek

Pemrogaman berorientasi-obyek meliputi pendefinisian obyek-obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

·         System hiperteks

System hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci.

·         System database intelijen

System database intelijen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang [aling mutakhir, kedalam satu system database

    SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA

·         Arsitektur konseptual

·         Arsitektur database pada tingkat logis: struktur database logis

·         Arsitektur database pada tingkat fisik

·         Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file

·         Arsitektur fisik, perangkat keras, dan waktu tanggap

     SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

Apa manfaat system manajemen database, system manajemen database adalah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan lapoan.

·         Bahasa deskripsi data – data description language (DDL)

·         Bahasa manipulasi data – data manipulation language (DML)

·         Bahasa kueri data – data query language (DQL)

    RINGKASAN : tiga tren yang terjadi dalam revolusi database: perkembangan dalam penyimpanan missal, ketersediaan komunikasi yang lebih baik, dan perkembangan dalam teknologi pengubahan data ke dalam format terbaca-mesin.